Software

Antes de Comprar Software

LO QUE USTED DEBE SABER ANTES DE COMPRAR UN SOFTWARE

¿QUE ES UN SOFTWARE?

Lo primero que usted debe aclarar es, Qué es un Software… Software es una Herramienta de Trabajo Intangible, útil para realizar de manera automática los procesos que usted realiza habitualmente de forma manual.

Para mayor comprensión por favor remitase al siguiente Artículo

EJEMPLO: Los cálculos de la Nómina de sus empleados, Cotizaciones y Facturación de la Venta de sus Productos, Inventarios, etc…

DESTREZA DE MANEJO

No aborde la compra de su software con la ERRONEA idea que al instante solucionará todos sus problemas de procesamiento de datos, LOS SOLUCIONARÁ…SÍ, cuando usted adquiera la suficiente destreza en su manejo

El Software Trabajará de la Mano suya…NUNCA SOLO… ¡¡¡Recuerde es Una Herramienta!!!

EJEMPLO: Si usted compra un Carro, pero no hace el curso de conducción, no aprende las normas de tránsito, no realiza prácticas en su manejo de una forma segura y se arriesga a aventurarse a salir a conducir en una ciudad, donde el tráfico es bastante Congestionado el resultado podría ser Fatal

Lo mismo podría aplicarse a la compra de su Software si usted no adquiere la destreza en su manejo, el resultado podría ser Desgastante, Decepcionante y Muy poco Satisfactorio.

¿QUE TIPO DE SOFTWARE NECESITO?

Existen gran variedad de software o aplicativos en el mercado, unos ya están prediseñados para soluciones específicas como, por Ejemplo: La Contabilidad de su empresa, La nómina de los empleados, la Facturación de sus productos, etc… y otros que son los Especializados, es decir, hecho según las necesidades propias de su negocio o Empresa.

El Comercial, como su palabra lo indica, por ser Aplicativos más comerciales se podría decir que llegan a ser más económicos que el software/aplicativos Especializado.

Ahora bien… Todos los aplicativos Comerciales deben ser Flexibles, Adaptables y altamente parametrizables, para que pueda satisfacer las necesidades de muchos tipos de cliente; Las empresas que crean software saben que sin esto sería muy difícil comercializarlos; Así que no se preocupe, SI EXISTEN muchos aplicativos comerciales en el mercado que puedan satisfacer sus necesidades y la de su empresa

Ahora, Si usted cree que en el mercado No existe un software que llene sus requisitos… lo que usted necesita es un tipo de software hecho a su medida, entonces, el Proveedor del Servicio deberá tomar “Sus Requerimientos”, es decir usted le tendrá que explicar de manera precisa y detallada lo que desea obtener del aplicativo solicitado.

Pero recuerde, estos podrían llegar a ser relativamente de precios más altos, que el software comercial.

para mayor comprensión les invitamos a ver el Artículo «Creadores de Software«

NO TOME DECISIONES A LA LIGERA

Tómese su tiempo para Analizar cuáles son los procesos que realiza manualmente y que necesita automatizar, de esa manera podrá definir cuál software solicitar a su proveedor.

Además de esto, Si no dispone de las personas suficientes para trabajar los aplicativos o software que contrate, evite comprar varios aplicativos al mismo tiempo, eso le produciría sobre costos innecesarios.

Solicite mínimos 3 Propuestas Comerciales de distintos proveedores para analizarlas.

No pida muchas, esto podría ocasionarle confusiones y retrasos en tan importante decisión.

Una vez recibidas las Propuestas Comerciales de sus posibles proveedores, tómese su tiempo, Léalas y Analícelas muy bien… su proveedor debe cumplir con su tarea de ser muy claro y usted como comprador debe cumplir con su tarea de leer y entender.

RESPECTO AL SOFTWARE OFRECIDO

  • Usted deberá recibir Documento escrito (Impreso o vía email) de todas y cada una de las opciones que contiene el software que le ofrecen: Analice muy bien que posea todas las opciones que usted necesita, si no sabe cuáles son, pregunte, no se quede con las dudas.
  • Pregunte al Proveedor respecto a la Parametrización: El software ofrecido debe tener altos niveles de parametrización para que pueda ser adaptable a todo tipo de negocio o empresa.
  • Verifique que el software sea amigable, agradable y de fácil uso.
  • Pregunte al Proveedor respecto a si el software se le pueden hacer cambios en un futuro. El software debe ser abierto al cambio para que no quede obsoleto a través del tiempo. (lógicamente que estos cambios tal vez le pueden generar costos)
  • Pregunte al Proveedor respecto a si usted obtiene actualizaciones incluidas en el mismo costo de compra y por cuánto tiempo puede obtener las actualizaciones sin costo y cuál seria el costo de las actualizaciones que no estan incluidas.
  • Pregunte al Proveedor si debe pagar cada cierto tiempo para utilizar el software o si sus Licencias son Vitalicias
  • Solicite Demostración de las opciones del Sistema para que vea su funcionalidad y su amigabilidad con el usuario.
  • En lo posible trate de negociar con el Proveedor la instalación del software para que usted disfrute de un periodo de Prueba y Reconocimiento y así podrá tener más certeza del producto software que va a comprar…. Recuerde que la instalación es un gesto de Confianza de su Posible Proveedor hacia usted; Si usted decide no comprar el software instalado, permita que el proveedor lo desinstale y dele las ¡gracias por confiar en usted!

RESPECTO A LA PROPUESTA COMERCIAL

Léala con detenimiento Y analícela bien para que no incurra en malos entendidos con el proveedor.

Verificar con sumo cuidado:

  • Que el Periodo de Garantía sea Razonable, proporcional al valor de su inversión.
  • Que Entreguen Certificado de Garantía, en donde usted pueda estar completamente informado de los beneficios que debe recibir.
  • Si las Licencias de Uso son Vitalicias o caducan. Si estas caducan, cada cuanto tiempo debe pagar por su uso y cuánto debe pagar
  • Verifique Qué Incluye la Garantía y qué No Incluye, es decir cuáles serían las Obligaciones del Proveedor para con usted, durante el Periodo de Garantía… con esto usted podrá saber que otras situaciones que se le presente podrían generarle otros costos.
  • Toda negociación conlleva deberes y derechos, asegúrese de saber cuáles serian sus obligaciones una vez contratado el software.

Preguntas importantes a la hora de decidirse:

  • ¿Incluye solución de situaciones por deficiencia en la herramienta contratada?… Sí debería incluirse, por lo general no debe generar sobre costos a su compra.
  • ¿Incluye creación de nuevas opciones que yo necesite a futuro? o ¿modificaciones a las opciones que ya existen? … Generalmente No se incluyen dentro del costo este tipo de solicitudes, ya que genera trabajo nuevo para el proveedor.
  • ¿Incluye solución de situaciones que se presenten por errores que yo cometí al ingresar la información o al realizar mis procesos? … Normalmente este tipo de situaciones No están incluidas, esto queda a consideración del proveedor, generalmente muchos proveedores ayudan a solucionar algunas de las situaciones y le cobrarán por otras.
  • ¿Incluye Adecuación de Equipos de Cómputo – Impresoras y Servidores? Normalmente los Proveedores de Software No Incluyen este tipo de servicios, pero si le pueden recomendar personas idóneas que le puedan realizar este tipo de trabajos a precios cómodos.

La propuesta comercial que usted reciba debe tener absoluta Claridad en cuanto a las Obligaciones suyas como contratante: es importante recordar que cuando se adquiere un software, el cliente también adquiere ciertas obligaciones que generalmente el proveedor le hará conocer antes de que realice su compra.

En cuanto al Aprendizaje de la Herramienta la propuesta comercial deberá ser clara en Cuánto al tiempo de capacitación que le ofrecen – Si es capacitación presencial o remota o por videos o por manuales – si tendrá manual del usuario y documentación adicional para ayudarle si aparece un problema.

En este punto es muy importante que usted asuma su capacitación con mucha disposición y mente abierta, ya que es usted quien al fin y al cabo realizará sus procesos en la herramienta contratada y es usted el directamente responsable de sus procesos… preste mucha atención, tome notas, audios, videos, etc…cualquier cosa que le ayude a recordar más adelante le será de mucha ayuda.

En cuanto al Soporte En tiempo de Garantía la propuesta comercial deberá ser clara en cómo sería la forma en que usted puede solicitar el soporte, si es vía email, si es telefónico, si es vía remota, etc…  cuánto sería el tiempo de Respuesta, cuales soportes tienen costo y cuáles no, etc…

En cuanto al Soporte Post Garantía: El Proveedor deberá ofrecerle información de sus servicios para cuando se termine su tiempo de Garantía… Qué tipo de servicios ofrece y Cuánto será su costo.

UNA VEZ DECIDIDO…

… A CUAL PROVEEDOR COMPRARÁ SU SOFTWARE  Y  FINALICE LA ETAPA DE LA NEGOCIACION…

Debe saber que vienen una serie de FASES/ETAPAS que hacen parte de una exitosa implementacion, les invito a leer más del tema en el Articulo «Ciclo de Vida de un Proyecto Software«

Los esperamos en nuestro siguiente Articulo, el cual es complemento perfecto del aqui terminado… si tiene inquietudes o algun aporte que ofrecernos, no dude en hacerlo. Gracias

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