Software

Una Exitosa Implementación

La implementacion de un software (tiempo y tareas a ejecutar) depende en gran medida del tipo de software que usted adquiera, del sistema organizativo de su proveedor y del seguimiento de directrices por parte del contratante… En general, presentaremos en este Articulo las diferentes Fases que pueden intervenir en este proceso.

CONCEPTO:
Según Wikipedia Una implementación es la ejecución u/o puesta en marcha de una idea programada, ya sea, de una aplicación informática, un plan, modelo científico, diseño especifico, estándar, algoritmo o política….

En resumen y teniendo en cuenta que estamos hablando de software…

La implementación es el TRABAJO de Logística y Ejecución mancomunado entre Cliente y Proveedor que permite llegar al USO PRODUCTIVO de la herramienta software contratada.

Debe el contratante de software tener claridad respecto a que, una vez realizada contratación, asume un reto (junto con su equipo de trabajo) para el cual deberán tener buena disposición y disponibilidad (tanto de recurso humano como de tiempo) para llegar al uso productivo de su herramienta software contratada a la mayor brevedad posible.

Desde el punto de vista del recurso Humano, la implementación trae consigo un gran nivel de expectativas, esfuerzo y carga de trabajo adicional (tareas, cargos y roles se ven alterados por los nuevos procedimientos), por lo cual se recomienda designar personal exclusivo para la realización de las tareas a ejecutar.

FASE 1: PREPARACION

En esta fase es donde se realizan los preparativos tanto tecnicos, logísticos como de recursos (humanos), veamos las posibles tareas que se deberán ejecutar durante esta fase:

a) Definir Método de Trabajo: Forma en que se desea realizar la implementación

  • Paralela: Tanto el sistema antiguo como el nuevo se llevan a cabo de forma simultánea durante cierto periodo de tiempo lo que permite verificar que el sistema nuevo entregue la misma información que el sistema antiguo.
  • Gradual por Área: Se implementa el software nuevo solo en alguna área – departamento o punto de la organización, las otras áreas se van sumando gradualmente. Ejemplo contabilidad – nomina etc. Esto en caso de que sean varias herramientas software las contratadas.
  • Gradual por Proceso: Se determina ejecutar solo alguno(s) procesos de la organización por medio del sistema nuevo, los otros se ejecutan con el sistema antiguo y gradualmente se van agregando procesos hasta realizarlos todos en el nuevo sistema. Esto en caso de que sea solo una única herramienta software contratada.
  • De forma Abrupta: Se realiza un corte en una fecha determinada del sistema antiguo para dar inicio al nuevo sistema.

b) Tener un Plan de Trabajo

  • Generalmente el proveedor tiene diseñado UN PLAN DE TRABAJO ORGANIZADO Y VERIFICABLE para una exitosa implementación de software, el usuario final solo debe dejarse Direccionar, estar comprometido en el proceso y realizar las tareas que le correspondan.
  • El plan de Trabajo está constituido por varias Fases y a cada fase le competen un grupo de tareas o actividades elementales a las cuales se le deberán asignar recursos (humano – de tiempo, etc)
  • Las tareas y/o Actividades que intervienen en cada Fase deben ser verificables para así dar paso a la siguiente Etapa

c) Constituir un Equipo de Trabajo

  • A menudo las etapas y/o fases son coordinadas y dirigidas por el Proveedor y Gestionadas en cabeza de un Director o Coordinador de Proyecto
  • Tanto el Proveedor como el contratante deberán disponer de su respectivo equipo de trabajo:
    • Director de Proyecto: Quien organiza – Dirige y Gestiona las Fases de la Implementación
    • Personal/Equipo Técnico: Quien ejecuta las tareas y o actividades programadas por el Director/Coord. de Proyecto para cada una de las fases y en el tiempo dispuesto para tal fin.
  • El Director de Proyecto de la empresa contratante será el encargado de Direccionar-Procesar o Delegar las pautas marcadas o tareas dejadas por el Proveedor.
  • El Equipo técnico y/o Recurso humano involucrado deberá seguir las directrices marcadas por el Proveedor

d) Preparar Hardware y Conectividad entre equipos según especificaciones técnicas del Proveedor

FASE 2: DILIGENCIAMIENTO DE INFORMACION

Es en esta fase que se diligencia el llenado de las Bases de Datos (información inicial del cliente). Generalmente el Proveedor tiene estructurado el método para llenar las Bases de Datos del sistema contratado con la información proveniente del sistema anterior – normalmente se realiza esta labor por medio de Plantillas Excel.

Posibles Tareas que se deben ejecutar durante esta fase:

  • El contratante deberá diligenciar plantillas y enviar la información Origen conforme el Proveedor le indique
  • El Proveedor solicitará información Relevante para llevar a cabo sus tareas de adecuación del software contratado, a manera de ejemplo citaremos: Datos legales (Rut) – Datos de Equipos/Usuarios a instalar – Logo e información adicional para reportes e informes
  • normalmente las empresas de software atienden a sus usuarios de forma remota y se deberá instalar el software de comunicacion remota que se tenga destinado para tal fin.

FASE 3: INSTALACIONES

Generalmente en esta fase se proceden a realizar las instalaciones tanto de BD como de aplicativos en servidor y equipos cliente de la empresa contratante

Posibles Tareas que se deberán realizar en esta fase…

  • Montaje de Manejador de BD (si es necesario)
  • Creación de las Diferentes Bases de Datos según herramientas software contratadas
  • Cargue de BD según plantillas (información Origen) recibidas
  • Instalación y Configuración de Herramientas software contratadas
  • Activación de Licencias Equipos y/o usuarios según negociación
  • Verificación de Instalaciones por parte del contratante

FASE 4. PARAMETRIZACIÓN

Es en esta fase que el usuario final debe recibir las capacitaciones iniciales para la parametrización de las herramientas software contratadas

Posibles Tareas que se deben realizar en esta fase:

  • Capacitacion – remota o presencial (según acuerdo entre las partes) de las opciones del sistema que intervienen en la parametrizacion de los procesos que ejecute el sistema
  • El usuario final deberá realizar las tareas de parametrización dejadas por el proveedor siguiendo las directrices marcadas en su capacitación

FASE 5: APRENDIZAJE Y PRIMEROS PROCESOS

El usuario final deberá recibir la capacitación de los procesos de la Herramienta software contratada y así mismo el acompañamiento en la realización de sus primeros procesos

Posibles Tareas de esta fase:

  • Agendar y efectuar las capacitaciones de los procesos, ya sea de forma remota o presencial (según negociación)
  • El usuario final deberá realizar sus primeros procesos según le fue enseñado y mas importante aún, de forma analítica (no autómata)
  • Generalmente, el Proveedor brindará acompañamiento al usuario final para la realización de sus primeros procesos y así tome la confianza necesaria para el uso efectivo de la herramienta software, esto dará paso a la Fase6

FASE 6: ESTABILIZACION Y GARANTIA

Es en esta etapa donde el Usuario Final decide darle continuidad de uso (o no) a la Herramienta contratada, contando aún con el soporte y apoyo de su Proveedor

Posibles Tareas que se ejecutarán en esta fase:

  • El usuario final deberá utilizar todos los procesos y verificar la funcionalidad de todas y cada una de las opciones del sistema contratado, para en caso tal que detecte alguna situación, la reporte al Proveedor antes de que termine su periodo de Garantía
  • El usuario final deberá retroalimentar sus conocimientos sobre el uso adecuado de la herramienta software contratada y realizar sus procesos de forma analítica (no autómata) para el buen resultado de esta
  • El Proveedor dará soporte y mantenimiento a las herramientas software contratadas durante su periodo de Garantía
  • El Proveedor deberá mantener en constante observación la funcionalidad y efectividad de la Herramienta Software contratada
  • El Proveedor deberáCorregir situaciones que se desprendan de alguna falencia de la herramienta.
  • Tanto usuario final como proveedor deberán tener disposición de Análisis y Comprobación respecto a cualquier situación que se desprenda del uso de la herramienta software contratada.

FASE 7: POST GARANTIA

Si hemos llegado hasta esta Fase, querido lector, es porque las fases anteriores se han llevado a cabo a entera satisfacción y el usuario final ha adquirido confianza y destreza en la herramienta software contratada, solo deberá seguir utilizándola, pero esta vez deberá decidir si requiere o no el apoyo, compañía o servicios de su Proveedor

Posibles Tareas:

  • Si el usuario final decide seguir utilizando las herramientas software contratadas, con el acompañamiento de su proveedor deberá contratar con el mismo dicho servicio
  • El usuario final deberá retroalimentar sus conocimientos sobre el uso adecuado de la herramienta software contratada y realizar sus procesos de forma analítica (no autómata) para el buen resultado de esta
  • El Proveedor dará soporte y mantenimiento a las herramientas software contratadas
  • Si el usuario final decide seguir utilizando las herramientas software contratadas sin el acompañamiento de su proveedor, de todas formas, este deberá mantener en constante observación la funcionalidad y efectividad de la Herramienta Software contratada y Corregir situaciones que se desprendiere de alguna falencia de la herramienta
  • Tanto usuario final como proveedor deberán tener disposición de Análisis y Comprobación respecto a cualquier situación que se desprenda del uso de la herramienta software contratada.

Una buena puesta en marcha refleja el compromiso y responsabilidad de las partes involucradas y no puede tomarse a la ligera, se debe adoptar y seguir un determinado método de administración del proyecto (normalmente direccionado por el Proveedor del software) que permite fortalecer los lazos de confianza y hacer más eficiente el trabajo en equipo, el uso del tiempo y los recursos y por ende lograr el éxito del Proyecto.

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